 |
(1) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 Juli 2003, No. 225/U.IV/2003 tentang permintaan tenaga pengajar bahasa Indonesia untuk orang asing. Kami ingin menanggapi sebagai berikut.
(2) Menjawab surat Saudara tanggal 17 April 2003, No.257/F/III/2003 tentang pencalonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahukan bahwa semua peserta yang diusulkan dapat diterima.
(3) Bersama ini kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Malabar dibatalkan karena pembukuan keuangan belum semua dilaporkan.
Penggunaan kalimat pembuka surat seperti (1), (2), dan (3) itu perlu dicermatkan. Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya sesuai dengan kaidah bahasa. Kalimat untuk itu sekurang-kurangnya memiliki subjek, dan predikat. Selain itu, kalimat yang digunakan tidak perlu berbelit-belit. Apabila kita perhatikan, kalimat (1) tidak benar karena unsur yang ada hanya berupa keterangan yang ditandai oleh kelompok kata sehubungan dengan dan diakhiri tanda titik (.) sebelum kalimat itu selesai. Kesalahan kalimat (2) disebabkan oleh tidak adanya kata penghubung sebagai penanda keterangan yang berbentuk anak kalimat. Kalimat (1) dan (2) di atas dapat diperbaiki menjadi sebagai berikut.
(1a) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 Juli 2003, No. 225/U.IV/2003, tentang permintaan tenaga pengajar bahasa Indonesia untuk orang asing, kami ingin menanggapi beberapa hal sebagai berikut.
(2a) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 17 April 2003, No.257/F/III/2003, tentang pencalonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahukan bahwa semua peserta yang Saudara usulkan dapat kami terima.
Kesalahan kalimat (3) terletak pada isinya. Surat itu hanya memberitahukan sesuatu, tidak menyertakan lampiran dan bukan merupakan surat pemberitahuan tentang pengiriman barang sehingga tidak tepat menggunakan ungkapan bersama ini. Kelompok kata bersama ini digunakan jika ada lampiran yang disertakan atau surat itu memberitahukan bahwa ada sesuatu yang dikirimkan bersama-sama pengiriman surat itu. Dengan demikian, kalimat (3) sebaiknya diperbaiki menjadi sebagai berikut.
(3a) Kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Malabar dibatalkan karena pembukuan keuangan belum semua dilaporkan. Berikut ini contoh kalimat pembuka surat yang disertai lampiran atau pemberitahuan pengiriman barang (4) dan kalimat pembuka surat yang berisi pemberitahuan (5), (6), dan kalimatpembuka surat untuk surat balasan (7).
(4) Bersama ini kami kirimkan contoh laporan yang Saudara minta.
(5) Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada hari selasa, tanggal 6 Agustus 2003.
(6) Sesuai dengan surat Saudara tanggal 14 Februari 2003, No.986/I/IX/2003, tentang penerimaan pegawai baru, kami ingin memberitahukan beberapa hal berikut.
(7) Surat Anda tanggal 25 Januari 2003 No. 453/L/II/2003 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, berikut kami sampaikan jawaban kami atas pertanyaan Anda.B. Kalimat Penutup Surat
Surat merupakan sarana komunikasi tulis. Agar dapat dipahami oleh pembacanya, di dalam penulisan surat (resmi), penulis perlu mempertimbangkan faktor kesederhanaan, kesantunan bahasa, kelugasan kalimat, kecermatan dan ketepatan dalam pemilihan kata dan struktur kalimat, serta keserasian atak. Walaupun demikian, faktor kelaziman juga perlu diperhatikan. Oleh karena itu, bagian isi surat selalu terdiri atas bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.
Bagian penutup surat dapat berupa harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. Hingga saat ini masih terdapat kalimat pada bagian penutup surat resmi sebagai berikut.
(1) Demikian agar Saudara maklum adanya.
(2) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(3) Demikian, atas perhatian Bapak, kami haturkan terima kasih.
Setiap surat yang dikirimkan tentu diharapkan untuk dapat dimaklumi oleh penerima surat. Oleh karena itu, pernyataan seperti pada kalimat (1) tidak diperlukan lagi. Selain itu, pernyataan pada kalimat (1) "Demikian agar Saudara maklum adanya" bukanlah sebuah kalimat yang lengkap karena tidak memiliki subjek dan predikat.
Pernyataan itu hanya berupa anak kalimat yang tidak disertai induk kalimatnya. Oleh karena itu, pernyataan itu dapat dikatakan mubazir karena tidak informatif. Pada kalimat (2) penggunaan kata ganti-nya pada Atas perhatiannya diucapkan terima kasih tidak jelas mengacu kepada siapa. Bentuk -nya itu lebih tepat jika diganti dengan kata sapaan untuk orang kedua, seperti Saudara, Bapak, atau Anda karena komunikasi yang terjadi di dalam surat ialah komunikasi antara pihak pertama dan kedua. Selain itu, penggunaan imbuhan di- pada kata diucapkan terasa tidak masuk akal karena secara logika akan timbul pertanyaan, "Siapakah yang mengucapkan terima kasih itu." Ucapan terima kasih itu disampaikan oleh penulis surat kepada penerima surat. Oleh karena itu, kalimat penutup surat yang dapat digunakan ialah, Atas perhatian Saudara, kami sampaikan ucapan terima kasih. Pada contoh kalimat penutup surat nomor (3), Demikian atas perhatian Bapak, kami haturkan terima kasih. Kata demikiantidak diperlukan pada penutup surat itu karena penggunaan kata itu tidak memberikan informasi apa pun. Selain itu, penggunaan kata haturkan tidaklah tepat karena kata haturkan itu masih bersifat kedaerahan, sedangkan surat yang dibuatnya adalah surat resmi, yang menuntut penggunaan kosakata baku bahasa Indonesia. Oleh karena itu, kata haturkan lebih tepat jika diganti dengan kata ucapkan apabila kita menekankan pada keinginan untuk mengucapkan sesuatu, atau kata sampaikan apabila kita memang ingin menyampaikan sesuatu, yaitu ucapan terima kasih kepada penerima surat. Jadi, di dalam penulisan surat dinas, pada kalimat penutup surat sebaiknya tidak digunakan kata-kata yang masih bersifat kedaerahan dan tidak digunakan kata-kata yang tidak memberikan kejelasan informasi.
Publikasi Ulang dari:
http://bahasa.kemdiknas.go.id/lamanbahasa/petunjuk_praktis/408/Kalimat%20Pembuka%20Surat
http://bahasa.kemdiknas.go.id/lamanbahasa/petunjuk_praktis/412/Kalimat%20Penutup%20Surat
2 komentar:
OK, Pak.
OK!
Posting Komentar